Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, also XML-Daten, die ein Computer direkt verarbeiten kann. Wichtig zur Abgrenzung: Ein PDF per Mail ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch ankommt. Es ist nur ein Bild der Rechnung, keine strukturierten Daten.
E-Rechnung = strukturierte, maschinenlesbare Rechnung nach EN 16931, nicht PDF oder Scan. In Deutschland seit 1.1.2025 in § 14 UStG definiert. Formate: XRechnung (reines XML), ZUGFeRD und Factur-X (Hybrid PDF plus XML), Peppol BIS. Empfangspflicht im B2B seit 1.1.2025, Versandpflicht ab 2027 (große) und 2028 (alle). Vera erstellt diese Formate im Browser, validiert vor dem Download.
Die Definition
Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, das eine automatische und elektronische Verarbeitung erlaubt. Das Format folgt der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland ist diese Definition seit 1. Januar 2025 in § 14 UStG verankert, im Zuge des Wachstumschancengesetzes. Der Kern: Die Rechnungsdaten liegen als Datensatz vor, nicht als Bild.
Warum ein PDF keine E-Rechnung ist
Ein PDF oder ein Scan zeigt die Rechnung so, wie ein Mensch sie liest. Für einen Computer ist das ein Bild, aus dem die Felder nicht zuverlässig auslesbar sind. Eine E-Rechnung dagegen enthält jedes Feld, Betrag, Steuersatz, Käufer, als klar benannten Datenpunkt. Genau das erlaubt die automatische Prüfung und Buchung.
Die Formate im Überblick
| Format | Aufbau | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| XRechnung | reines XML (UBL oder CII) | deutsche Behörden (B2G), reine Datenübergabe |
| ZUGFeRD / Factur-X | Hybrid PDF/A-3 plus eingebettetes CII-XML | B2B, wenn Empfänger ein lesbares PDF erwarten |
| Peppol BIS | UBL-XML | grenzüberschreitend, Versand über das Peppol-Netz |
Alle drei beruhen auf der EN 16931 und nutzen eine der beiden Syntaxen UBL oder CII. Wer ein gültiges EN-16931-XML erzeugt, kann mit kleinen Anpassungen die meisten Empfänger bedienen.
Ab wann sie Pflicht ist
In Deutschland müssen Unternehmen seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen im B2B empfangen können. Die Versandpflicht ist gestaffelt: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen. Die Details und die EU-weite Lage stehen in den verlinkten Guides.
Häufige Fragen
Was ist eine E-Rechnung?
Eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach EN 16931, die automatisch verarbeitet werden kann. In Deutschland seit 1.1.2025 in § 14 UStG definiert.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein, ein einfaches PDF oder ein Scan ist ein Bild der Rechnung, keine strukturierten Daten. Ausnahme: Hybridformate wie ZUGFeRD oder Factur-X mit eingebettetem XML.
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
XRechnung (reines XML), ZUGFeRD und Factur-X (Hybrid) sowie Peppol BIS. Alle beruhen auf EN 16931 und nutzen UBL oder CII.
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Empfangspflicht im B2B seit 1.1.2025, Versandpflicht ab 1.1.2027 (über 800.000 Euro Vorjahresumsatz) und ab 1.1.2028 für alle.
Wie erstelle ich eine E-Rechnung?
Mit Software, die ein gültiges EN-16931-XML erzeugt. Vera erstellt XRechnung und ZUGFeRD im Browser und validiert vor dem Download.
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