E-Rechnung Pflicht 2025, 2027, 2028: wer, wann, welches Format

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen B2B-Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Die Versandpflicht greift gestaffelt ab 2027 und 2028, je nach Umsatz. Wer welches Format wann braucht, was Übergangsfristen erlauben und welche Stolpersteine in der Praxis auftauchen, steht hier.

Was zählt rechtlich als „E-Rechnung"?

Seit 1.1.2025 unterscheidet das Umsatzsteuergesetz in §14 zwei Kategorien:

• E-Rechnung: Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der Europäischen Norm EN16931 entspricht. Maschinenlesbar, automatisch verarbeitbar, ohne menschliche Interpretation.
• Sonstige Rechnung: alle anderen Formate, inklusive PDF, Word-Dokument, gescannte Papierrechnung. Diese Kategorie wird über die Übergangsfristen schrittweise ausgeschlossen.

Der entscheidende Punkt: ein PDF mit eingebetteten XML-Daten kann eine E-Rechnung sein (das macht ZUGFeRD / Factur-X), ein PDF ohne XML ist eine „sonstige Rechnung", auch wenn es mit einem ERP-System erstellt wurde.

Die drei Stichtage

Wichtig zur Lesart: die Empfangspflicht greift sofort und ist die echte Disruption. Auch wenn dein Geschäft noch ausschließlich PDFs versendet, kann jeder deiner Geschäftspartner ab 1.1.2025 eine strukturierte E-Rechnung schicken, und du musst sie verarbeiten können.

Wer ist betroffen, und wer ausgenommen?

Betroffen: jedes Unternehmen mit Sitz in Deutschland, das Rechnungen an andere inländische Unternehmen ausstellt oder erhält. Rechtsform spielt keine Rolle. Einzelunternehmer, Freiberufler, GmbH, AG, Verein mit unternehmerischer Tätigkeit, alle fallen darunter.

Nicht betroffen / Ausnahmen:

• Reine B2C-Rechnungen an private Endkunden bleiben formfrei.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§33 UStDV) sind weiter ohne strukturiertes Format zulässig.
• Fahrausweise (§34 UStDV).
• Kleinunternehmer nach §19 UStG sind beim Versand ausgenommen (§34a UStDV, neu seit 2025). Sie dürfen weiter „sonstige Rechnungen" ausstellen. Empfangen müssen sie trotzdem.
• Steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG (z. B. Heilbehandlung, Bildung).
• Auslandstransaktionen zwischen einem deutschen und einem nicht-deutschen Unternehmen sind nicht im Anwendungsbereich der nationalen Pflicht. Hier greift später ab 2030 die EU-weite ViDA-Reform (siehe unten).

Welche Formate sind erlaubt?

Jedes Format, das EN16931 erfüllt. In der deutschen Praxis sind das vier Routen:

Was bedeutet „empfangen können" konkret?

Die Empfangspflicht ist niedrigschwellig formuliert: du musst eine E-Mail-Adresse für E-Rechnungen bereithalten und die strukturierte Datei lesbar machen können. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 stellt klar:

• Eine normale geschäftliche E-Mail-Adresse reicht. Keine Peppol-Anbindung notwendig.
• Die Datei darf in einem beliebigen Tool gelesen werden. ZUGFeRD lässt sich in jedem PDF-Reader öffnen, XRechnung mit einem Visualisierer (KoSIT-Validator, kostenlose Online-Tools, oder direkt im ERP).
• Die strukturierte Rechnung muss im Original (XML-Datei) archiviert werden. Eine PDF-Visualisierung allein erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.

Was viele übersehen: die 10-jährige Aufbewahrungspflicht gilt für die strukturierte Originaldatei, nicht für deren Visualisierung. Wenn dein E-Mail-Postfach in fünf Jahren gelöscht wird, fehlt das Original. Das ist ein GoBD-Verstoß.

Übergangsregeln 2025 bis 2027

Bis zur vollen Versandpflicht 2028 gelten gestaffelte Ausnahmen für „sonstige Rechnungen" (Papier, PDF), aber nur mit Zustimmung des Empfängers:

Die Zustimmung des Empfängers muss nicht schriftlich sein, eine stillschweigende Annahme reicht (z. B. wenn der Kunde die PDF-Rechnung kommentarlos bezahlt). Trotzdem solltest du im Streitfall belegen können, dass die PDF akzeptiert wurde.

Was passiert wenn du nicht umstellst?

Es gibt im Wachstumschancengesetz keine direkten Bußgelder für formal falsche Rechnungen. Der wirtschaftliche Druck ist trotzdem real und kommt aus zwei Richtungen:

• Vorsteuerabzug beim Empfänger. Dein Kunde verliert den Anspruch auf den Vorsteuerabzug aus einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung (§15 UStG). Bedeutet: dein Kunde wird die Rechnung beanstanden und auf einer neuen, strukturierten Version bestehen, bevor er zahlt.
• Zahlungsverzögerung. Bei B2B-Großkunden mit automatisierten AP-Workflows scheitert die manuelle Verarbeitung deiner PDF an Compliance-Prüfungen. Eingang verzögert sich um Wochen, manchmal Monate.

Bei B2G (Bund und alle Bundesländer) ist das Bild härter. Dort werden seit 27.11.2020 ohnehin nur strukturierte E-Rechnungen über XRechnung-Portale akzeptiert. PDF-Rechnungen werden ohne Diskussion automatisch zurückgewiesen.

Wie du jetzt umstellst

Drei Realitätsstufen, gestaffelt nach Größe und Buchhaltungs-Workflow:

Solo-Selbständige und Kleinunternehmen bis ~10 Rechnungen pro Monat

Browser-Tools reichen. Du brauchst kein ERP. Vera, easybill oder lexoffice-Lite erstellen XRechnung oder ZUGFeRD in einem Schritt. Achte darauf, dass die XRechnung-Pflichtfelder sauber befüllt werden: Käuferreferenz, Leitweg-ID bei B2G, korrekte USt-IdNr bei innergemeinschaftlichen Umsätzen.

KMU mit etablierter Buchhaltung (Lexware, sevDesk, DATEV)

Bestehender Hersteller hat in den meisten Fällen ein E-Rechnungs-Modul nachgerüstet. Frag nach dem unterstützten Profil. Viele liefern ZUGFeRD BASIC, das gerade so EN16931-konform ist, aber nicht alle EN16931-Felder befüllt. Für reines B2G brauchst du XRechnung.

Mittelstand mit eigenem ERP

SAP, Microsoft Dynamics, abas und vergleichbare Systeme haben Module für strukturierte Rechnungen, oft als ZUGFeRD oder über separates Output-Management. Wenn du grenzüberschreitend nach FR, IT, PL versendest, lohnt sich Peppol-Anschluss über einen Peppol Access Point.

Häufige Fragen