DATEV EXTF v13: Aufbau, Pflichtfelder und die Fehler die jeden Import sprengen

Wer dem Steuerberater Daten übergibt, kommt am EXTF-Format nicht vorbei. Header-Zeile, Buchungsstapel, SKR03 oder SKR04, ISO-8859-1 oder UTF-8. Ein einziges falsches Zeichen reicht und der DATEV-Import scheitert. Was wirklich drin sein muss und wo die typischen Fallen liegen.

Was ist DATEV EXTF v13?

EXTF steht für „Externes Format" und ist DATEVs offizielles CSV-basiertes Austauschformat für Buchhaltungs- und Stammdaten. Es wird genutzt, wenn Daten aus einem Vorsystem (Faktura-Tool, Online-Shop, ERP, Kassensystem) in die DATEV-Buchführung des Steuerberaters überführt werden sollen.

Die Version v13 ist der aktuelle Stand seit Juli 2017 und wird von DATEV regelmäßig in kleineren Revisionen gepflegt. Die Format-Spezifikation findest du im DATEV-Developer-Portal sowie als technisches Dokument im DATEV Help-Center.

EXTF kann mehrere Datentypen transportieren: Buchungsstapel (am häufigsten), Stammdaten (Konten, Debitoren, Kreditoren), Wiederkehrende Buchungen, Zahlungsbedingungen. Jede dieser Kategorien hat ihr eigenes Spaltenschema. Im Alltag begegnest du meist dem Buchungsstapel (Format-Kategorie 21).

Wer braucht EXTF und wann?

EXTF braucht jeder, der ohne direkte DATEV-Software-Integration Daten an den Steuerberater übergibt. Typische Szenarien:

• Du nutzt ein Faktura-Tool oder Online-Shop und der Steuerberater bucht in DATEV. Statt PDF-Rechnungen schickst du monatlich oder quartalsweise einen Buchungsstapel als EXTF-Datei.
• Du betreibst einen Amazon-, Shopify- oder Etsy-Shop. Die Transaktionsdaten exportierst du als EXTF, der Steuerberater importiert sie in einem Schritt.
• Du nutzt eine REST-API von Stripe, PayPal oder ähnlichem. Die Bewegungen werden über ein Tool wie Vera in EXTF gewandelt.
• Du hast einen Rechnungsausgang-Prozess in deinem ERP, aber keine direkte DATEV-Schnittstelle. EXTF ist die universelle Brücke.

Der Vorteil gegenüber PDF-Übergabe: keine manuelle Erfassung beim Steuerberater. Der Import dauert Sekunden statt Stunden. Das senkt den Aufwand und die Fehlerquote spürbar, allerdings nur wenn die EXTF-Datei formal sauber ist. Eine fehlerhafte Datei wird vom DATEV-Importer komplett abgelehnt, kein Mischimport, kein Teilimport.

Aufbau einer EXTF-Datei

Eine EXTF-Datei ist eine CSV-Datei mit zwei klar getrennten Zeilen-Bereichen:

1. Zeile 1 (Header): Metadaten zur Datei, Wirtschaftsjahr, Beraternummer, Mandantennummer.
2. Zeile 2 (Spaltenüberschriften): Bezeichnung jeder Spalte, klärt die Spaltenreihenfolge.
3. Zeilen 3 bis N (Body): Die eigentlichen Buchungen, eine pro Zeile.

"EXTF";700;21;"Buchungsstapel";12;20260521120000;;"RE";"Vera";;1207890;12345;20260101;4;20260101;20260131;"Mai 2026";"VG";1;0;0;"EUR";;;;;;;;
"Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz)";"Soll/Haben-Kennzeichen";"WKZ Umsatz";"Kurs";"Basis-Umsatz";...
119,00;"S";"EUR";;;;;1400;8400;"";20260521;"RE-2026-0042";"Beratung Mai";...

Das Trennzeichen ist Semikolon, Strings werden in doppelten Anführungszeichen geklammert, Dezimaltrennung ist Komma. Datumsangaben sind achtstellig im Format YYYYMMDD ohne Trennzeichen.

Die Header-Zeile im Detail

Die Header-Zeile hat 26 Felder. Die wichtigsten:

Die Buchungsstapel-Zeilen

Jede Body-Zeile ist eine einzelne Buchung mit über 100 möglichen Spalten, von denen 5 echte Pflichtfelder sind:

Optional aber dringend empfohlen:

• Belegfeld 1 (Spalte 9): Rechnungsnummer oder Beleg-Referenz
• Buchungstext (Spalte 14): Klartext, was wurde gebucht
• BU-Schlüssel (Spalte 3): DATEVs Steuerschlüssel-Kürzel für Umsatzsteuer-Verrechnung. Ohne BU-Schlüssel muss der Steuerberater den Steuerbetrag manuell prüfen.
• Skonto-Betrag und Skonto-Kennzeichen (Spalten 17 - 18): bei Skonto-Abzügen
• Kostenstelle 1 und 2 (Spalten 21 - 22): wenn der Mandant Kostenstellen führt

SKR03 vs SKR04

DATEV pflegt zwei Standard-Kontenrahmen für die deutsche Buchführung. Beide sind gültig, aber pro Mandant kann nur einer aktiv sein.

In der EXTF-Datei selbst gibt es kein Feld für „SKR03 oder SKR04". Die Konten-Nummern in den Spalten 7 (Konto) und 8 (Gegenkonto) müssen mit dem im DATEV-Mandanten hinterlegten Kontenrahmen übereinstimmen. Wer den falschen Rahmen verwendet, bekommt unverständliche Importfehler oder Buchungen in den falschen Konten.

Encoding und Zeichensatz

DATEV erwartet die EXTF-Datei klassisch in ISO-8859-1 (Latin-1), in manchen Versionen auch ANSI / Windows-1252. Beide sind funktional gleichwertig für deutsche Texte.

Neuere DATEV-Versionen (ab DATEV Rechnungswesen pro 12.0) unterstützen auch UTF-8, aber nicht alle DATEV-Module sind aktualisiert. Wer auf der sicheren Seite sein will, exportiert in ISO-8859-1.

Typische Encoding-Probleme:

• UTF-8-Datei wird als ISO-8859-1 importiert. Umlaute wie „ü" werden zu „ü" oder ähnlichen Mojibake-Sequenzen.
• BOM (Byte Order Mark) am Dateianfang. UTF-8-BOM-Bytes EF BB BF stören manche DATEV-Importer. Lösung: ohne BOM speichern.
• Sonderzeichen wie „€" werden in der einen Codepage anders kodiert als in der anderen. ISO-8859-15 enthält Euro, ISO-8859-1 nicht. Wer Euro-Symbole exportiert, sollte ISO-8859-15 oder Windows-1252 wählen.

Die häufigsten Fehler beim Export

Aus produktiven Steuerberater-Übergaben kommen diese fünf Fehler immer wieder:

1. Mandantennummer / Beraternummer falsch. Häufigste Ursache für komplett abgelehnte Imports. Vor jedem Export sicherstellen, dass die Werte mit dem aktuellen DATEV-Mandanten übereinstimmen.
2. Falscher Kontenrahmen. SKR03-Konten gegen ein SKR04-Mandanten importiert oder umgekehrt. Erkennt man daran, dass alle Buchungen in „Sammelkonten" oder „nicht zugeordneten Konten" landen.
3. Negative Umsätze. Spalte 1 (Umsatz) muss positiv sein. Stornos und Negativbeträge werden über das Soll/Haben-Kennzeichen abgebildet, nicht über Vorzeichen.
4. Encoding-Mismatch. UTF-8 ohne dass DATEV-Import auf UTF-8 eingestellt ist. Umlaute werden falsch interpretiert.
5. Datums-Format inkonsistent. Mal YYYYMMDD, mal DD.MM.YYYY, mal MMTT.JJJJ. DATEV erwartet strikt YYYYMMDD ohne Trennzeichen.

Welche Tools schreiben EXTF v13?

Die meisten ernsthaften Buchhaltungs- und Faktura-Tools können EXTF exportieren. Unterschiede liegen in der Konfigurierbarkeit (lässt sich Beraternummer / Mandantennummer ohne Workaround setzen?), in der Vollständigkeit (werden alle Spalten gefüllt oder nur die Pflichtfelder?) und im Encoding-Handling.

• DATEV Unternehmen Online, sevDesk, Lexware: alle bieten Export. Setup beim ersten Mal aufwendig, danach automatisch.
• SAP Business One: über DATEV-Add-on, Lizenz-pflichtig.
• Vera: erstellt EXTF-Dateien direkt aus deinen E-Rechnungen mit deinen Stammdaten (Beraternummer, Mandantennummer, SKR-Wahl). Validiert Pflichtfelder vor dem Download. Keine Buchhaltungs-Migration nötig.
• Eigene Export-Skripte: technisch möglich, aber Spec ist 60+ Seiten lang, und bei jedem DATEV-Update musst du den Parser nachpflegen.

Häufige Fragen