XRechnung erstellen: Pflichtfelder, Leitweg-ID, Validierung

Die XRechnung ist seit 2020 Pflicht für Rechnungen an deutsche Behörden. Ab 2027 betrifft das auch die meisten B2B-Geschäfte. Schickst du sie nicht KoSIT-validiert raus, kommt sie zurück und das Geld bleibt aus. Was rein muss, wie sie aufgebaut ist und wo die meisten reinfallen, steht hier.

Was ist eine XRechnung 3.0?

XRechnung ist der Standard des Bundes für strukturierte elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Technisch ist sie eine CIUS-Spezifikation der europäischen Norm EN 16931, also eine länderspezifische Verfeinerung. Das XML-Dokument folgt entweder dem UBL-Schema (Universal Business Language) oder UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Beide Syntaxen sind erlaubt.

Aktuell gültig ist XRechnung 3.0.2, herausgegeben im Juni 2024 durch die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Die Versionsnummer steht im XML im Feld CustomizationID. Wer eine XRechnung 2.x oder 1.x versendet, riskiert dass die Empfangsstelle sie als veraltete Spezifikation zurückweist.

Worin sich XRechnung von einer normalen Rechnung unterscheidet:

• Strukturierte Daten statt PDF. Empfangssysteme parsen sie automatisch, ohne OCR.
• Validierbar gegen Schematron-Regeln. Formale Fehler erkennt die Empfangsstelle sofort.
• Pflichtfeld Leitweg-ID, ein eindeutiger Identifier für die Rechnungsstelle in der Verwaltung. Ohne korrekte ID landet die Rechnung im Niemandsland.
• EN-16931-Kompatibilität: derselbe Datensatz funktioniert mit kleinen Anpassungen auch als Peppol-BIS-Rechnung im EU-Ausland.

Wer muss XRechnungen erstellen?

Die Pflicht ist zweigeteilt: B2G ist schon lange aktiv, B2B kommt jetzt.

B2G: Rechnungen an Behörden, seit 2020

Wer dem Bund, einer Landesverwaltung oder einer Kommune rechnet und der Bruttobetrag über 1.000 € liegt, muss strukturiert versenden. PDFs werden automatisch zurückgewiesen. Bund und alle 16 Bundesländer haben die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) umgesetzt, die Details variieren leicht. Manche Länder akzeptieren auch ZUGFeRD, andere ausschließlich XRechnung.

B2B: Versandpflicht, gestaffelt von 2025 bis 2028

Durch das Wachstumschancengesetz (März 2024) startet die schrittweise B2B-Verpflichtung:

Zulässige Formate im B2B sind XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Hybrid PDF + CII-XML) sowie Peppol-BIS-Konformes XML. Wer noch in 2025 ausschließlich PDF versendet, ist auf der sicheren Seite. Sobald die Versandpflicht greift, muss aber umgestellt werden.

Ausnahmen

• Kleinbetragsrechnungen unter 250 € brutto (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise und vergleichbare Belege (§ 34 UStDV)
• Steuerbefreite Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG
• Rechnungen an Verbraucher (B2C) bleiben grundsätzlich ausgenommen

Welche Pflichtfelder muss eine XRechnung enthalten?

EN 16931 definiert über 160 Geschäftsfelder, von denen rund 50 als Pflichtfelder (Cardinality 1..1) markiert sind. XRechnung-CIUS verschärft das durch zusätzliche Regeln. Die wichtigsten:

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist ein bundeseinheitlicher Adressierungs-Code für Empfänger in der öffentlichen Verwaltung. Sie ist Pflichtfeld in BT-10 bei jeder B2G-XRechnung. Ohne korrekte Leitweg-ID landet die Rechnung im Niemandsland und wird umgehend zurückgewiesen.

Format: NNN-XXXXX-NN, also drei Blöcke getrennt durch Bindestriche, jeweils mit Prüfziffern. Beispiel: 991-12345-67.

Wo bekommst du die Leitweg-ID? Sie steht typischerweise:

• auf der Bestellung der Behörde,
• im Rahmenvertrag oder in der Auftragsbestätigung,
• auf Anfrage bei der Rechnungsstelle, häufig per E-Mail,
• im Adressverzeichnis der ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes), aber nur für Bundesbehörden.

Wie erstelle ich technisch eine XRechnung?

Drei Wege sind realistisch. Der falsche kostet am meisten Zeit.

Weg A: Browser-Tool

Du füllst ein Formular aus, das Tool generiert das XML, validiert es gegen KoSIT-Schematron, und du lädst die Datei herunter. Setup-Aufwand: null. Vera erstellt deine XRechnung in unter einer Minute. Die ersten 5 Rechnungen pro Monat sind kostenlos, danach 29 € pro Monat.

Weg B: Buchhaltungs-Software

DATEV Unternehmen Online, Lexware, sevDesk, SAP Business One bieten alle XRechnung-Module. Vorteil: integriert in deine Buchhaltung. Nachteil: Lock-in, höhere Kosten (15 bis 80 € pro Monat zusätzlich zum Hauptpaket), und nicht jede Software unterstützt alle CIUS-Profile. Manche können nur XRechnung, kein Peppol BIS.

Weg C: Eigenes XML

Theoretisch kannst du das XML selbst schreiben. Praktisch: das UBL-Schema hat über 250 Elemente, KoSIT-Schematron prüft über 130 Regeln, und der Bund veröffentlicht ein neues Test-Set pro Quartal. Wer das selbst pflegt, hat einen Vollzeit-Job.

Praktischer Step-by-Step-Workflow (Weg A):

1. Verkäufer-Stammdaten einmalig erfassen Firmenname, USt-IdNr, IBAN, Steuernummer, vollständige Adresse. Diese Felder gelten für alle weiteren Rechnungen.
2. Leitweg-ID vom Auftraggeber besorgen Steht auf der Bestellung oder per E-Mail anfragen. Format muss exakt sein (Bindestriche, Prüfziffern).
3. Käuferdaten + Bestellnummer eintragen Bestellnummer (BT-13) ist im B2G fast immer pflicht. Im B2B optional, aber bei Großkunden meist verlangt.
4. Positionen mit Einheit, Steuersatz, Netto-Preis Pro Zeile: Menge, Mengeneinheit (z.B. „C62" für Stück, „HUR" für Stunde nach UN/ECE 21), Einzelpreis netto, Steuerkategorie.
5. Zahlungsbedingungen + Skonto Zahlungsfrist im ISO-Datum, optional Skonto-Klartext („2 % bei Zahlung innerhalb 10 Tagen").
6. Vor Versand: KoSIT-Validierung Das Tool prüft Schematron-Regeln automatisch. Bei Fehlern: Korrektur und erneut prüfen. Erst wenn das XML „valide" ist, freigeben.
7. Versand Per E-Mail-Anhang an die Rechnungsstelle (für die meisten Bundesländer) oder Upload via ZRE / OZG-RE / Peppol Access Point (bei größeren Aufträgen).

<CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_3.0</CustomizationID>
<ID>R-2026-0042</ID>
<IssueDate>2026-05-21</IssueDate>
<InvoiceTypeCode>380</InvoiceTypeCode>
<BuyerReference>991-12345-67</BuyerReference>  <!-- Leitweg-ID -->
<AccountingSupplierParty>...</AccountingSupplierParty>
<AccountingCustomerParty>...</AccountingCustomerParty>

Wie validiere ich eine XRechnung vor dem Versand?

Validierung ist kein optionaler Schritt. Jede empfangende Stelle prüft eingehende XML-Dokumente automatisch gegen den KoSIT-Validator. Wenn dein XML eine Regel verletzt, wird die Rechnung mit einem Fehler-Report zurückgewiesen.

Zwei Wege zu validieren

KoSIT selbst hostet keinen öffentlichen Online-Validator. Der Quellcode liegt als Open Source vor, Drittanbieter wie ecosio betreiben gehostete Versionen.

• ecosio Validator auf ecosio.com. Online, Datei-Upload per Drag-and-Drop. Prüft XRechnung, Peppol BIS und Factur-X im selben Workflow. Kostenlos für Einzelprüfung.
• KoSIT-Validator als Java-CLI, Open Source auf GitHub. Der offizielle Quellcode. Lokal über Java laufen lassen oder als Pipeline-Schritt einbauen. Spec, Test-Daten und Schematron-Regeln pflegt KoSIT auf dem XRechnung-Portal bei XÖV/xeinkauf.de.

Wer beruflich täglich XRechnungen erstellt, sollte die Validierung in den Erstellungs-Workflow integrieren. Tools wie Vera führen die KoSIT-Schematron-Prüfung automatisch vor jedem XML-Download durch. Du erfährst Fehler, bevor du auf „Senden" klickst, nicht erst wenn die Behörde sie zurückweist.

Welche Fehler führen am häufigsten zur Ablehnung?

Wir validieren intern jede ausgelieferte XRechnung gegen das KoSIT-Schematron. Fünf Fehler kommen immer wieder vor:

1. Leitweg-ID fehlt oder falsch formatiert (BR-DE-1). Die häufigste Ursache. Manchmal ist die ID drin, aber ohne Bindestriche. Schematron-Regel: Format \d{3}-[A-Z0-9]{1,30}-\d{2}.
2. Summen stimmen nicht (BR-CO-15). Rundungsfehler. Wenn die Summe der Positionsbeträge nicht exakt mit der Steueraufschlüsselung übereinstimmt (auch nur ein Cent), wird das XML abgelehnt. Ursache ist meist eine Mittelpreis-Berechnung mit zu vielen Nachkommastellen, dann pro Position gerundet, aber die Summe nicht.
3. USt-IdNr ohne Länder-Präfix (BR-CO-09). Also „123456789" statt „DE123456789". Triviale Korrektur, aber Schematron erkennt das Format strikt.
4. Steuerkategorie pro Position fehlt. Vor allem bei Mischrechnungen mit Standard- und Reverse-Charge-Positionen. Jede Zeile braucht ihre eigene Kategorie-Zuordnung in BT-151.
5. Negative Positionsmenge ohne Begründung (BR-DE-23). Gutschriften innerhalb einer Rechnung sind erlaubt, aber XRechnung 3.0 verlangt eine explizite Referenz zur ursprünglichen Rechnung.

XRechnung vs Factur-X vs Peppol BIS: was sich unterscheidet

Drei Formate, alle auf EN-16931-Basis. Alle gültig, aber für unterschiedliche Anwendungsfälle:

Wenn du den EN-16931-Datensatz einmal richtig erfasst hast, kannst du alle drei Formate daraus generieren. Vera macht das aus einem einzigen Profil heraus, die Felder bleiben gleich, nur das Ziel-Format wechselt.

Häufige Fragen