Leitweg-ID: Aufbau, Format, Beispiele, wo du sie findest

Die Leitweg-ID ist die Empfänger-Adresse für XRechnungen an die deutsche öffentliche Verwaltung. Ohne sie wird die Rechnung bei ZRE und OZG-RE automatisch abgelehnt. Wie sie aufgebaut ist, woher du sie bekommst, wo sie im XML steht und wie du die Prüfziffer validierst, steht hier.

Was die Leitweg-ID ist

Eine eindeutige Routing-Adresse. Sie sagt der Rechnungseingangsplattform der öffentlichen Verwaltung (ZRE für Bund, OZG-RE für angeschlossene Länder und Kommunen), an welche genaue Stelle innerhalb einer Behörde die Rechnung weitergeleitet werden soll, vergleichbar mit einer postalischen Adresse für strukturierte E-Rechnungen.

Definiert wurde sie 2017 vom IT-Planungsrat zusammen mit der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Rahmen des XRechnung-Standards. Sie ist ein deutscher Verwaltungsstandard und nicht Teil der europäischen Norm EN16931. Das BT-10-Feld (Käuferreferenz) ist EN16931-Pflicht, der konkrete Inhalt „Leitweg-ID" ist eine deutsche Konvention für B2G.

Aufbau: Grobadressierung, Feinadressierung, Prüfziffer

Eine vollständige Leitweg-ID besteht aus drei Teilen, getrennt durch Bindestriche:

Grobadressierung

Identifiziert die übergeordnete Verwaltungseinheit: einen Bund, ein Bundesland, eine Kommune. Sie ist zentral vergeben und steht in den Adressverzeichnissen der Rechnungseingangsplattformen.

• Bund: Grobadressierung beginnt mit 991 (Sammelpräfix für Bundesbehörden).
• Bundesländer: eigenes Präfix pro Land, z. B. 04 für Bremen, 09 für Baden-Württemberg, 05 für Niedersachsen.
• Kommunen: je nach Bundesland organisatorisch eingegliedert oder mit eigenen Präfixen.

Feinadressierung

Optional. Routet innerhalb der übergeordneten Stelle an eine konkrete Organisationseinheit, ein Referat, eine Buchungsstelle. Wird vom Empfänger selbst vergeben und bekanntgegeben. Du hast keinen Einfluss auf den Inhalt, du übernimmst was dir der Auftraggeber kommuniziert.

Prüfziffer

Zwei Ziffern am Ende. Berechnet nach dem MOD-11-10-Verfahren über die Grob- und Feinadressierung (Bindestriche werden für die Berechnung entfernt). Sie fängt Tippfehler ab. Ein verdrehter Buchstabe in der Feinadressierung führt fast immer zu einer ungültigen Prüfziffer und wird vor dem Versand erkannt.

Beispiele aus Bund, Ländern, Kommunen

Die konkreten Werte hängen vom Empfänger ab. Die Beispiele in der Tabelle sind illustrativ, die echte Leitweg-ID erhältst du immer vom Auftraggeber.

Wo du die Leitweg-ID deines Empfängers findest

Drei Standardquellen:

• Auf der Bestellung oder im Rahmenvertrag. Verwaltungen drucken die Leitweg-ID inzwischen oft direkt auf das Bestelldokument. Suche nach Begriffen wie „Leitweg-ID", „Routing-ID", „Buyer Reference" oder „BT-10".
• Im Vergabe-/Ausschreibungsdokument. Bei öffentlichen Ausschreibungen wird die Leitweg-ID im Vergabeunterlagen-Set mitgeliefert, üblicherweise im Abschnitt „Rechnungsstellung" oder „Zahlungsabwicklung".
• Direkt anfragen. Bei der Rechnungsstelle des Auftraggebers, per E-Mail. Verwaltungen sind durch das EU-Mandat verpflichtet, eine eindeutige Leitweg-ID bereitzustellen, und antworten in der Regel innerhalb von 1–3 Werktagen.

ZRE-Empfänger und OZG-RE-angeschlossene Stellen führen außerdem öffentliche Adressverzeichnisse. Suchanfrage „Leitweg-ID Verzeichnis [Bundesland]" liefert in den meisten Fällen ein PDF oder eine Tabelle.

Wo sie im XRechnung-XML hingehört

Im EN16931-Feld BT-10 (Buyer Reference). Genau eine Leitweg-ID pro Rechnung.

Manche Tools bezeichnen das Feld in der UI als „Käuferreferenz" oder „Buyer Reference", andere direkt als „Leitweg-ID". Gemeint ist immer dasselbe BT-10-Element.

Was bei falscher oder fehlender Angabe passiert

Drei Stufen, abhängig vom Eingangskanal:

• ZRE / OZG-RE. Automatische Ablehnung mit Validierungs-Report. Du bekommst einen Fehler-Hinweis ähnlich „Leitweg-ID 991-99999-99 unbekannt" oder „Prüfziffer ungültig". Die Rechnung erreicht den Sachbearbeiter gar nicht.
• E-Mail-Eingang an die Rechnungsstelle. Meist manuelle Zurücksendung mit Bitte um Korrektur. Verzögerung 1–5 Tage typisch.
• Peppol-Eingang. Der Empfänger-Access-Point routet anhand der Leitweg-ID. Bei Fehler wird die Rechnung im Peppol-Netzwerk zurückgewiesen mit einem strukturierten Error-Report (MLR, Message Level Response).

Wirtschaftliche Folge in allen drei Fällen: keine Zahlung, Zahlungsfrist beginnt erst mit korrektem Eingang. Bei Großaufträgen kann das Verzögerungen von Wochen bedeuten.

Wie du die Prüfziffer validierst

MOD-11-10-Verfahren auf Buchstaben- und Ziffern-Werte (A=10, B=11, …, Z=35). Da der Algorithmus für manuelle Berechnung etwas sperrig ist, in der Praxis:

• Vor Versand. Jeder seriöse XRechnung-Generator validiert die Prüfziffer automatisch. Wenn dein Tool die Eingabe akzeptiert ohne zu warnen, hat es vermutlich nicht validiert.
• Manuelle Prüfung. Der KoSIT-Validator prüft die Prüfziffer als Teil der Schematron-Regeln. Wenn du eine XRechnung manuell zusammenbaust und nicht sicher bist: einmal durch den Validator schicken.
• Implementierung. Die Berechnungsvorschrift ist Teil der XRechnung-Spezifikation der KoSIT, frei dokumentiert.

Häufige Fragen