ViDA 2030 erklärt: was sich ändert, wann es greift, wie du dich vorbereitest

Die EU hat im März 2025 die größte Mehrwertsteuer-Reform seit der Einführung der Binnenmarkt-Regeln 1993 beschlossen. Drei Säulen, drei Stichtage zwischen 2028 und 2030. Was wirklich drinsteckt und was du jetzt vorbereiten solltest.

Was ist ViDA und wer hat es beschlossen?

ViDA steht für „VAT in the Digital Age" und ist ein Reformpaket der EU-Kommission, das am 11. März 2025 vom EU-Rat einstimmig beschlossen wurde. Es ergänzt und ersetzt Teile der EU-Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie (Richtlinie 2006/112/EG) und der EU-Mehrwertsteuer-Durchführungsverordnung (Verordnung 282/2011).

Das Paket besteht aus einer Richtlinie, einer Verordnung und einer Durchführungsverordnung, die in den Mitgliedstaaten ab unterschiedlichen Stichtagen wirksam werden. Die zentralen Daten: 1. Juli 2028 und 1. Juli 2030. Manche Mitgliedstaaten können einzelne Bestimmungen bis 1. Januar 2030 oder 1. Januar 2035 hinauszögern, aber die Grundstruktur ist verbindlich.

ViDA ist kein nationales Gesetz. Es ist EU-Recht, das in deutsches Recht umgesetzt werden muss. Das deutsche Umsetzungsgesetz wird 2027 oder 2028 erwartet. Konkrete deutsche Vorschriften liegen noch nicht vor, die EU-Vorgaben sind aber bindend.

Die drei Säulen im Detail

ViDA gliedert sich in drei thematisch getrennte Säulen, die unabhängig voneinander wirken. Du kannst von einer betroffen sein, ohne mit den anderen zu tun zu haben.

Digital Reporting Requirements (DRR)

Die DRR-Säule ist die einschneidendste Änderung für die Mehrheit der Unternehmen. Ab 1. Juli 2030 muss jede grenzüberschreitende intra-EU B2B-Rechnung folgendes erfüllen:

• Strukturierte E-Rechnung im EN-16931-Format. PDF und Papier verlieren ihre USt-Rechnungswirkung für diese Umsätze.
• Rechnungsstellung innerhalb von 10 Tagen nach dem steuerlichen Ereignis. Heute sind es 45 Tage.
• Echtzeit-Meldung an die nationale Steuerbehörde innerhalb von 10 Tagen nach Rechnungsausstellung. Die Daten gehen via standardisierter Schnittstelle direkt an die Verwaltung.
• Die heutige Zusammenfassende Meldung (EC Sales List, in DE die ZM) wird abgeschafft. Sie wird durch DRR ersetzt.

DRR betrifft nur grenzüberschreitende intra-EU B2B-Umsätze, also Lieferungen und Dienstleistungen zwischen Unternehmen in zwei verschiedenen EU-Mitgliedstaaten. Inlandsumsätze, B2C-Geschäfte und Drittlandexporte fallen nicht direkt unter DRR.

Aber: Mitgliedstaaten dürfen für innerstaatliche B2B-Umsätze eigene Mandate erlassen, die strukturierte E-Rechnungen vorschreiben, ohne dass eine vorherige Genehmigung durch die EU-Kommission nötig ist. Genau diesen Spielraum nutzen Deutschland (Wachstumschancengesetz), Frankreich (Réforme Facturation Électronique) und Polen (KSeF) bereits.

Single VAT Registration

Heute musst du dich in jedem EU-Land separat registrieren, wenn du dort Lagerbestände führst, Versendungslieferungen tätigst oder bestimmte Dienstleistungen erbringst. Amazon-FBA-Händler mit PAN-EU haben oft sieben oder acht USt-Registrierungen parallel.

Ab 1. Juli 2028 weitet ViDA das OSS-Verfahren so aus, dass eine USt-Registrierung im Heimatland für die meisten dieser Fälle reicht. Konkret:

• Innergemeinschaftliche Verbringungen (Lagerbestand verlagern) werden über erweitertes OSS gemeldet, statt lokaler Registrierung im Ziel-Land.
• B2C-Lieferungen aus Lagern in anderen EU-Ländern werden ebenfalls OSS-fähig.
• Die heutige Konsignationslager-Regelung (§ 6b UStG, Art. 17a MwSt-SystRL) wird abgeschafft. Stattdessen greift die erweiterte OSS-Lösung.
• IOSS-Schwellenwerte werden reformiert. Die heutige 150-Euro-Grenze für Drittlandsimporte fällt weg, IOSS wird auf höhere Werte ausgeweitet.

Reverse Charge nach Art. 196 MwSt-SystRL wird verbindlich für mehr grenzüberschreitende B2B-Lieferungen, was lokale Registrierungs-Pflichten weiter reduziert.

Platform Economy

Die Platform-Economy-Säule trifft nur zwei spezifische Bereiche: kurzfristige Unterkunftsvermietung und Personenbeförderung. Sie wirkt sich auf Plattform-Betreiber aus, nicht direkt auf typische E-Commerce-Händler.

Ab 1. Juli 2028 (mit Verlängerungsoption bis 1. Januar 2030) gilt für diese Plattformen:

• Vermittelt die Plattform eine Leistung von einem nicht-USt-pflichtigen Anbieter (z.B. einer Privatperson, die eine Wohnung über Airbnb vermietet), wird die Plattform zum „deemed supplier" für die USt.
• Die Plattform zieht die USt vom Kunden ein und führt sie an die Steuerbehörde ab.
• Das soll Wettbewerbsverzerrungen zwischen klassischen Hotels (USt-pflichtig) und privaten Vermietern (oft nicht erfasst) reduzieren.

Wer eine eigene Plattform mit diesen Geschäftsmodellen betreibt, sollte die USt-Erfassung und -Abführung als Plattform-Funktion einplanen. Wer als Anbieter (Vermieter, Fahrer) auf solchen Plattformen aktiv ist, sollte die Abrechnungslogik der Plattform kennen, die USt wird ab 2028 vor der Auszahlung einbehalten.

Vollständiger Zeitplan

ViDA vs nationale Mandate

ViDA ist EU-Recht und gilt überall einheitlich für grenzüberschreitende Umsätze. Daneben existieren nationale Mandate für innerstaatliche B2B-Umsätze, die früher und oft strenger greifen:

• Deutschland hat mit dem Wachstumschancengesetz (März 2024) eine eigene B2B-Empfangs- und Versandpflicht beschlossen, gestaffelt 2025 – 2028. Formate: XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1, Peppol BIS.
• Frankreich startet die Réforme Facturation Électronique ab 1. September 2026 für große Unternehmen, 1. September 2027 für KMU. Pflichtformate sind Factur-X über die zentrale Plattform Portail Public de Facturation oder zertifizierte Plattformen (PDP).
• Italien hat seit 2019 das umfassendste nationale Mandat. Alle B2B- und B2C-Rechnungen müssen über SDI (Sistema di Interscambio) als FatturaPA-XML laufen.
• Polen startet KSeF (Krajowy System e-Faktur) gestaffelt ab Februar 2026 für große Unternehmen.
• Rumänien hat e-Factura B2B-Pflicht seit Juli 2024.

Wer in mehreren dieser Länder Umsätze tätigt, muss heute schon parallel verschiedene Formate und Übermittlungswege beherrschen. ViDA wird die EU-Formate vereinheitlichen, aber die Übermittlungswege bleiben zunächst national unterschiedlich.

Vorbereitung in 5 Schritten

1. Bestandsaufnahme deiner Rechnungs-Workflows Welche Rechnungen erstellst du heute? Welche per PDF, welche per Papier, welche strukturiert? Welche grenzüberschreitend? Auf welche Anteile entfallen sie?
2. USt-Registrierungen prüfen In welchen EU-Ländern bist du heute registriert? Welche dieser Registrierungen werden mit Single VAT Registration ab 1.7.2028 obsolet? Stelle einen Migrationsplan auf, sodass du ab Q1 2028 anfangen kannst, Registrierungen kontrolliert auslaufen zu lassen.
3. Software-Stack auf EN-16931-Fähigkeit prüfen Kann deine heutige Rechnungssoftware XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol BIS generieren? Wenn nein, ist 2028 spät, aber 2030 unmöglich. Tools wie Vera produzieren EN-16931-konforme XML ohne Software-Migration.
4. Kundendaten-Qualität anheben Strukturierte E-Rechnungen benötigen vollständige Käuferdaten: korrekte USt-IdNr mit Länderpräfix, vollständige Adresse, ggf. Bestellnummer. Ein E-Mail-PDF kommt mit Tippfehlern durch, ein KoSIT-validiertes XML nicht. Bereinige deine Stammdaten frühzeitig.
5. Übermittlungs-Strategie planen Wirst du via E-Mail-Anhang versenden (geht bei DE-B2B), via Peppol-Access-Point (geht in vielen EU-Ländern) oder via nationaler Plattform (Chorus Pro in FR, SDI in IT, KSeF in PL)? Die Antwort hängt davon ab, in welchen Ländern du Kunden hast. Für reine DE-Kundschaft reicht zunächst E-Mail. Für grenzüberschreitend ab 2030: Peppol oder gleichwertig.

Häufige Fragen