Anleitung · Aktualisiert Juni 2026

E-Rechnung empfangen: die Pflicht seit 2025

Seit 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B E-Rechnungen empfangen können. Das gilt unabhängig von der Größe und auch für Kleinunternehmer. Die Versandpflicht kommt erst 2027 und 2028, das Empfangen ist schon heute Pflicht. Die gute Nachricht: Die Hürde ist niedriger, als viele denken.

TL;DR

Empfangspflicht im B2B seit 1.1.2025, für alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer. Du brauchst: eine Adresse für den Empfang (oft E-Mail), eine Möglichkeit, die XML-Datei lesbar darzustellen, und ein System, das das Original revisionssicher archiviert. Ein Ausdruck genügt nicht. Eine gesonderte Zustimmung zur E-Rechnung ist im B2B nicht nötig. Vera stellt eingehende E-Rechnungen lesbar dar.

Wer empfangen können muss

Die Empfangspflicht trifft jedes inländische Unternehmen im B2B, vom Freiberufler bis zum Konzern. Auch Kleinunternehmer nach §19 UStG sind eingeschlossen, obwohl sie selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen. Wer eine E-Rechnung nicht annehmen kann, riskiert Streit über die ordnungsgemäße Zustellung und im Zweifel den Vorsteuerabzug.

In vier Schritten

  1. Empfang einrichten Lege eine Adresse fest, an die Lieferanten ihre E-Rechnung schicken können. In der Praxis ist das oft eine E-Mail-Adresse, an die XRechnung oder ZUGFeRD als Anhang kommt. Kommuniziere sie an deine Lieferanten.
  2. Datei lesbar machen Eine XRechnung ist reines XML, das du ohne Hilfsmittel nicht lesen kannst. Du brauchst eine Darstellung, die das XML in eine lesbare Ansicht übersetzt. Bei ZUGFeRD siehst du das PDF direkt, die Daten stecken im eingebetteten XML.
  3. Inhalt prüfen Gleiche Beträge, Steuersätze und deine Angaben ab. Bei innergemeinschaftlichem B2B lohnt ein Blick auf die USt-IdNr und den Steuerkategorie-Code, etwa AE bei Reverse Charge.
  4. Original archivieren Speichere die originale strukturierte Datei unverändert und revisionssicher. Der Ausdruck ersetzt das Original nicht, das XML ist das aufbewahrungspflichtige Dokument.

Richtig archivieren

Wichtig: Nach GoBD muss die E-Rechnung im originalen Format digital und unveränderbar aufbewahrt werden, für Rechnungen als Buchungsbeleg seit 2025 acht Jahre. Ein abgehefteter Ausdruck genügt nicht. Details stehen im GoBD-Guide.

Häufige Fragen

Seit wann muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Seit 1.1.2025, jedes inländische Unternehmen im B2B, auch Kleinunternehmer. Die Versandpflicht greift erst 2027 und 2028.

Brauche ich dafür eine spezielle Software?

Eine Adresse für den Empfang reicht technisch. Zum Lesen brauchst du eine Darstellung der XML-Datei, zum Aufbewahren ein revisionssicheres Archiv.

Muss ich der E-Rechnung aktiv zustimmen?

Im B2B nicht. Der Empfänger muss strukturierte E-Rechnungen annehmen können, ohne gesonderte Zustimmung.

Wie archiviere ich eine empfangene E-Rechnung richtig?

Das originale XML oder Hybrid-PDF unverändert und revisionssicher über die Aufbewahrungsfrist speichern. Der Ausdruck ersetzt das Original nicht.

Kann Vera eingehende E-Rechnungen anzeigen?

Ja, Vera stellt strukturierte E-Rechnungen lesbar dar. Die revisionssichere Archivierung übernimmt dein Archiv- oder DMS-System.

Eingehende E-Rechnungen lesbar machen

Vera stellt XRechnung und ZUGFeRD lesbar dar und hilft beim Prüfen. Die Aufbewahrung übernimmst du in deinem Archivsystem.

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