Glossar · Aktualisiert Juni 2026

GoBD und E-Rechnung: revisionssicher archivieren

Q: Darf ich eine E-Rechnung ausdrucken und abheften?

Nein, das genügt den GoBD nicht. Eine E-Rechnung muss in ihrem originalen, strukturierten Format digital und revisionssicher aufbewahrt werden. Der Ausdruck ist nur eine Ansicht, nicht das aufbewahrungspflichtige Original.

Q: Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gilt für Buchungsbelege, zu denen Rechnungen zählen, eine Frist von 8 Jahren statt früher 10 Jahren, wirksam ab 1.1.2025. Für Jahresabschlüsse, Inventare und die Verfahrensdokumentation bleiben es 10 Jahre, für reine Geschäftskorrespondenz 6 Jahre.

Q: Was bedeutet Unveränderbarkeit?

Eine archivierte E-Rechnung darf nachträglich nicht unbemerkt geändert werden können. Das Archivsystem muss sicherstellen, dass die Datei im Originalzustand bleibt und Änderungen protokolliert werden. Das gilt für das strukturierte XML, nicht nur für eine PDF-Ansicht.

Q: Ist Vera ein revisionssicheres Archiv?

Nein. Vera erzeugt die E-Rechnung im konformen Format. Die revisionssichere Archivierung über die Aufbewahrungsfrist ist Aufgabe deines Archiv- oder DMS-Systems. Wichtig ist, dass du die originale XML-Datei archivierst, nicht nur eine PDF-Ansicht.

Eine E-Rechnung ausdrucken und in den Ordner heften reicht nicht mehr. Die GoBD verlangen, dass du die Rechnung in ihrem originalen, strukturierten Format digital und unveränderbar aufbewahrst. Das aufbewahrungspflichtige Original ist das XML, nicht der Ausdruck.

TL;DR

E-Rechnungen digital und revisionssicher archivieren, im originalen XML-Format, nicht als Ausdruck. Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und maschinelle Auswertbarkeit sind Pflicht. Aufbewahrungsfristen: Buchungsbelege inklusive Rechnungen 8 Jahre (seit BEG IV, wirksam 1.1.2025), Jahresabschlüsse und Verfahrensdokumentation 10 Jahre, Geschäftskorrespondenz 6 Jahre. Vera erzeugt das konforme Format, die Archivierung übernimmt dein Archivsystem.

Was die GoBD verlangen

Die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen in elektronischer Form, regeln, wie steuerlich relevante Dokumente digital zu behandeln sind. Für E-Rechnungen heißt das: vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufbewahren, und zwar maschinell auswertbar. Ein abgehefteter Ausdruck erfüllt das nicht, weil die strukturierten Daten verloren gehen.

Aufbewahrungsfristen

Unterlage	Frist	Hinweis
Rechnungen (Buchungsbelege)	8 Jahre	seit BEG IV, wirksam 1.1.2025, vorher 10 Jahre
Jahresabschlüsse, Inventare	10 Jahre	unverändert
Verfahrensdokumentation	10 Jahre	Teil der Organisationsunterlagen
Geschäftskorrespondenz	6 Jahre	reiner Schriftverkehr ohne Belegfunktion

Wichtig: Die Verkürzung der Belegfrist auf 8 Jahre durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz wirkt rückwirkend für Belege, deren alte 10-Jahres-Frist am 1.1.2025 noch nicht abgelaufen war. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Unveränderbarkeit und Originalformat

Unveränderbarkeit heißt: Eine einmal archivierte E-Rechnung darf nicht unbemerkt geändert werden können. Das Archivsystem muss die Datei im Originalzustand halten und jede Änderung protokollieren. Entscheidend ist, dass das strukturierte Original archiviert wird, also das XML beziehungsweise das Hybrid-PDF mit eingebettetem XML. Eine separat erzeugte PDF-Ansicht ohne die Daten genügt nicht.

Wo Vera aufhört und dein Archiv anfängt

Wichtig: Vera erzeugt die E-Rechnung im konformen, originalen Format. Vera ist selbst kein revisionssicheres Archivsystem. Die Aufbewahrung über die gesetzliche Frist, die Unveränderbarkeit und die Verfahrensdokumentation liegen bei deinem Archiv- oder DMS-System. Archiviere immer die originale XML-Datei.

Häufige Fragen

Darf ich eine E-Rechnung ausdrucken und abheften?

Nein. Die E-Rechnung muss im originalen, strukturierten Format digital und revisionssicher aufbewahrt werden. Der Ausdruck ist nur eine Ansicht.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Buchungsbelege inklusive Rechnungen 8 Jahre (seit BEG IV, 1.1.2025), Jahresabschlüsse und Verfahrensdokumentation 10 Jahre, Geschäftskorrespondenz 6 Jahre.

Was bedeutet Unveränderbarkeit?

Die archivierte Datei darf nicht unbemerkt geändert werden können. Das System hält sie im Originalzustand und protokolliert Änderungen, bezogen auf das XML.

Was ist die Verfahrensdokumentation?

Eine schriftliche Beschreibung, wie Rechnungen entstehen, geprüft, verbucht und archiviert werden. Sie ist 10 Jahre aufzubewahren.

Ist Vera ein revisionssicheres Archiv?

Nein. Vera erzeugt das konforme Format, die revisionssichere Archivierung liegt bei deinem Archiv- oder DMS-System. Archiviere die originale XML-Datei.

Das konforme Original aus dem Browser

Vera erzeugt die E-Rechnung im originalen EN-16931-Format, validiert vor dem Download. Die revisionssichere Aufbewahrung übernimmst du in deinem Archivsystem.

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