Kleinunternehmer und E-Rechnung: empfangen ja, ausstellen nein

Die wichtigste Klarstellung vorweg: Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, sind aber von der Pflicht befreit, selbst welche auszustellen. Genau hier entsteht die meiste Verwirrung. Die Befreiung betrifft nur das Senden, nicht das Empfangen.

Empfangen ist Pflicht

Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B E-Rechnungen empfangen können, unabhängig von ihrer Größe. Das schließt Kleinunternehmer ausdrücklich ein. Praktisch heißt das: Du brauchst eine Möglichkeit, eine eingehende XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF anzunehmen, lesbar darzustellen und revisionssicher zu archivieren. Ein Ausdruck und Abheften genügt den GoBD nicht.

Ausstellen ist befreit

Durch das Jahressteuergesetz 2024 sind Kleinunternehmer von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit. Weil ihre Leistungen umsatzsteuerfrei sind, dürfen sie weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen, also PDF oder Papier, und zwar dauerhaft, auch nach Ablauf der allgemeinen Übergangsfrist 2028.

Die neuen Umsatzgrenzen

Seit 2025 sind die Umsatzgrenzen für den Kleinunternehmer-Status Netto-Beträge: bis 25.000 Euro im Vorjahr und bis 100.000 Euro im laufenden Jahr. Vorher galten Brutto-Werte von 22.000 und 50.000 Euro. Wer die laufende Grenze von 100.000 Euro im Jahr überschreitet, verliert den Status sofort ab dem Überschreiten.

Pflichtinhalt nach § 34a UStDV

Seit 2025 regelt § 34a UStDV die Pflichtangaben einer Kleinunternehmer-Rechnung gesondert. Kern ist der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §19 UStG, es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Die übrigen Pflichtangaben (Name, Anschrift, Leistungsbeschreibung, Datum) bleiben.

Häufige Fragen