Länder-Guide · Aktualisiert Juni 2026

E-Rechnung Polen: KSeF, FA(3)-Format, Pflicht 2026

Q: Ab wann ist die E-Rechnung in Polen Pflicht?

Große Unternehmen mit einem Umsatz über 200 Mio. PLN (2024) müssen ab 1. Februar 2026 über KSeF ausstellen, alle anderen umsatzsteuerregistrierten Unternehmen ab 1. April 2026. Für Kleinstunternehmer und die strikte Durchsetzung mit Bußgeldern gilt der 1. Januar 2027. 2026 ist eine Übergangsphase ohne Strafen.

Q: Welches Format gilt in Polen?

Das nationale Format FA(3), ein strukturiertes XML, das ab Januar 2026 das Schema FA(2) ablöst. Es wird über die zentrale staatliche Plattform KSeF eingereicht. FA(3) ist nicht identisch mit EN 16931 oder Peppol BIS.

Q: Kann ich mit Vera eine KSeF-Rechnung im Format FA(3) erzeugen?

Nein. Vera erzeugt E-Rechnungen nach EN 16931 (XRechnung, Factur-X, Peppol BIS und länderspezifische CIUS). FA(3) und die Einreichung über KSeF sind ein eigenes nationales System, das Vera nicht bedient. Für polnische Inlandsrechnungen brauchst du eine an KSeF angebundene Lösung.

Q: Gibt es 2026 schon Bußgelder in Polen?

Nein. 2026 ist als Übergangsphase ohne finanzielle Strafen ausgestaltet. Die strikte Durchsetzung mit Bußgeldern beginnt am 1. Januar 2027.

Polen führt die E-Rechnung über das nationale System KSeF ein: große Unternehmen ab 1. Februar 2026, alle anderen ab 1. April 2026. Wichtig vorab: das polnische Format heißt FA(3) und ist ein eigenes nationales XML, nicht die EN-16931-Syntax aus dem Peppol-Umfeld. KSeF arbeitet im Clearance-Modell, die Rechnung wird zentral freigegeben.

TL;DR

KSeF-Pflicht: große Unternehmen (Umsatz über 200 Mio. PLN, 2024) ab 1.2.2026, alle anderen USt-Unternehmen ab 1.4.2026, Kleinstunternehmer und Bußgelder ab 1.1.2027. 2026 ohne Strafen. Format: FA(3), nationales XML über die zentrale Plattform KSeF, nicht EN 16931 / Peppol. Vera erzeugt EN-16931-Rechnungen für den EU-Standard und grenzüberschreitende Fälle, aber kein FA(3) und keine KSeF-Einreichung.

Ab wann ist die E-Rechnung in Polen Pflicht?

Das Gesetz wurde im September 2025 unterzeichnet. Die Pflicht ist nach Größe gestaffelt und läuft über das System KSeF (Krajowy System e-Faktur) des Finanzministeriums.

Datum	Pflicht	Wer betroffen
1.2.2026	Ausstellen über KSeF	Große Unternehmen, Umsatz über 200 Mio. PLN (2024)
1.4.2026	Ausstellen über KSeF	Alle übrigen USt-registrierten Unternehmen
1.1.2027	Kleinstunternehmer plus Bußgelder	verbleibende Gruppen, strikte Durchsetzung

Wichtig: 2026 ist als Übergangsphase ohne finanzielle Strafen angelegt. Pflicht ist die Ausstellung trotzdem, die Bußgelder greifen ab 1. Januar 2027.

FA(3) und KSeF gegenüber EN 16931

Das polnische Format ist FA(3), ein strukturiertes XML, das ab Januar 2026 das ältere Schema FA(2) ablöst. Eingereicht wird zentral über KSeF, das die Rechnung validiert und freigibt (Clearance-Modell). FA(3) ist ein nationales Format und nicht die EN-16931-Syntax UBL oder CII, die Peppol BIS und XRechnung nutzen.

Was Vera für Polen kann, was nicht

Wichtig: Vera erzeugt E-Rechnungen nach EN 16931, also XRechnung, Factur-X, Peppol BIS und länderspezifische CIUS. Vera erzeugt kein FA(3) und reicht nichts bei KSeF ein. Für polnische Inlandsrechnungen über KSeF brauchst du eine an KSeF angebundene Lösung.

Sinnvoll ist Vera für Polen dort, wo der EU-Standard zählt: grenzüberschreitende B2B-Rechnungen nach EN 16931 und die Vorbereitung auf die ViDA-Meldepflichten ab 2030. Den rein polnischen Inlandsfall über KSeF deckt ein nationaler Anbieter ab.

Häufige Fragen

Ab wann ist die E-Rechnung in Polen Pflicht?

Große Unternehmen (Umsatz über 200 Mio. PLN, 2024) ab 1.2.2026, alle anderen USt-Unternehmen ab 1.4.2026, Kleinstunternehmer plus Bußgelder ab 1.1.2027. 2026 ist eine Übergangsphase ohne Strafen.

Welches Format gilt in Polen?

Das nationale Format FA(3), das ab Januar 2026 das Schema FA(2) ablöst, eingereicht über KSeF. FA(3) ist nicht identisch mit EN 16931 oder Peppol BIS.

Was ist KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist das nationale e-Rechnungssystem Polens. Rechnungen werden zentral hochgeladen, validiert und freigegeben. B2B und B2G laufen darüber.

Kann ich mit Vera eine KSeF-Rechnung im Format FA(3) erzeugen?

Nein. Vera erzeugt E-Rechnungen nach EN 16931. FA(3) und die KSeF-Einreichung sind ein eigenes nationales System, das Vera nicht bedient. Dafür brauchst du eine an KSeF angebundene Lösung.

Gibt es 2026 schon Bußgelder in Polen?

Nein. 2026 ist eine Übergangsphase ohne finanzielle Strafen. Die strikte Durchsetzung beginnt am 1. Januar 2027.

EN-16931-Rechnungen für den EU-Standard

Für grenzüberschreitende B2B-Rechnungen nach EN 16931 erzeugt Vera XRechnung, Factur-X und Peppol BIS im Browser, validiert vor dem Download. Den polnischen Inlandsfall über KSeF deckt ein nationaler Anbieter ab.

Jetzt erstellen

Frei für 5 Rechnungen / Monat · Pro 29 € / Monat · 27 EU-Länder